im Zeichen von Industrie 4.0

Rechnungswesen für den Mittelstand

Externes Rechnungswesen im internen Echtzeit-Zugriff - der digitale Belegaustausch zwischen Unternehmen und dem Steuerberater macht dies möglich. Spätestens mit der Konzeptumsetzung Industrie 4.0 hat die moderne Informationstechnologie in alle Unternehmensbereiche Einzug gehalten. Dennoch haben viele kleine und mittlere Betriebe, deren Buchhaltung extern erledigt wird, das Potenzial für Rationalisierung und Verbesserung durch rationelle Gestaltung der Arbeitsabläufe im Rechnungswesen und Controlling nicht gehoben. Es entstehen einerseits vermeidbare direkte Kosten, zu denen sich indirekte Folgekosten addieren, die sich durch fehlende Controlling-Auswertungen und die damit verbundenen Fehlentscheidungen ergeben. In dieser Situation kann die Umstellung der Buchhaltung auf die Verwendung digitalisierter Belege leicht Abhilfe schaffen. Das Unternehmen scannt die Eingangs- und Ausgangsrechnungen, die nicht ohnehin schon digital bei dem Unternehmen eingegangen oder digital erzeugt sind und überträgt diese an das von dem Steuerberater beauftragte Rechenzentrum.

Ebenso wird mit den vorerfassten Lohnabrechnungsdaten der Arbeitnehmer verfahren. Die Bankkontobewegungen werden direkt und automatisiert an das Rechenzentrum übertragen. Der mit dem Rechenzentrum verbundene Steuerberater greift nun für die Bearbeitung der Buchhaltung auf die dort vorliegenden Daten und Belege zu. Sofort nach der Bearbeitung, die monatlich oder auch z. B. wöchentlich erfolgen kann, stehen dem Unternehmen in Echtzeit die Auswertungen der Finanz- und Lohnbuchhaltung für den Zugriff im Rechenzentrum bereit. Die digitalen Belege sind mit der jeweiligen Buchung auf den Konten verknüpft, so dass sie für das Unternehmen jederzeit per Mausklick leicht auffindbar sind.

Außerdem werden die zum Zahlungsausgleich anstehenden Überweisungen als Zahlungsvorschläge eingestellt, so dass sie von dem Unternehmen für die Überweisung nur noch autorisiert werden müssen. Auf diese Weise hat das Unternehmen die Liquiditäts- und Unternehmensentwicklung zeitnah im Blick. Den Mittelstandsunternehmen mit einer extern organisierten Buchhaltung wird so der Informationsstatus einer internen Lösung geboten. Ein sofortiges, auf das Unternehmen nach Art und Größe auf die individuellen Bedürfnisse angepasstes Reporting schafft so die Voraussetzung für eine effiziente Unternehmenssteuerung.

Für die notwendige Sicherheit der Daten und des Übertragungsweges sorgt nicht nur ein Kennwortschutz, sondern auch eine Verschlüsselungstechnologie, die nur dem Inhaber einer bestimmten Chipkarte den Zugriff und die Datenübertragung ermöglicht.

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